La facturation électronique ne se limite plus à une tendance ou une obligation légale à venir, elle incarne une véritable transformation dans la gestion financière des entreprises.
Avec l'entrée en vigueur progressive de la réforme en France, chaque organisation, des grandes entreprises aux TPE, doit dès aujourd'hui repenser son processus de facturation. Mais qu'est-ce qu'une facture électronique au juste ? En quoi diffère-t-elle d'une facture dématérialisée classique ? Et surtout, comment les logiciels de facturation électronique jouent-ils un rôle clé dans cette transition ?
Dans cet article, nous vous guidons à travers les concepts essentiels de la facturation électronique, les outils à adopter et les étapes concrètes pour vous préparer à cette nouvelle ère digitale. Prêts à transformer vos obligations réglementaires en opportunité stratégique ? C’est parti !
Bien plus qu'une simple numérisation des factures papier, la facture électronique constitue un document numérique natif, créé, transmis et archivé sous format électronique.
Contrairement aux factures scannées et aux PDF classiques, elle se distingue par 3 caractéristiques principales :
Au-delà des mentions traditionnelles requises par le Code de commerce et le Code général des impôts, chaque facture électronique doit inclure :
A noter : Toute facture non conforme sera systématiquement rejetée et toute mauvaise application pourra entraîner des sanctions.
Le e-invoicing et le e-reporting représentent deux notions distinctes mais complémentaires :
Le e-invoicing correspond à la transmission des factures électroniques entre entreprises et leur envoi à l’administration fiscale via des plateformes certifiées, qu’il s’agisse des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou de la Plateforme Publique de Facturation (PPF).
Il s’agit de transmettre à l’administration fiscale les informations relatives aux opérations qui ne relèvent pas du e-invoicing. Cela inclut les transactions avec les particuliers (B2C), les opérations internationales ainsi que les données de paiement des prestations de services.
Pour garantir l’interopérabilité entre les différents systèmes, toute facture électronique doit respecter des formats standardisés :
Développé par la France et l’Allemagne, ce format combine les formats PDF et XML dans le but de faciliter son traitement, et par les systèmes informatiques et par l’humain.
UBL (Universal Business Language) est un standard international basé sur XML. Il s'agit d’un langage structuré, largement adopté, conçu pour faciliter les échanges entre de grands systèmes d’information.
Le Cross Industry Invoice (CII) est un autre format structuré basé sur XML. Bien qu’il partage des similitudes avec le format UBL, il possède des caractéristiques spécifiques adaptées à certains secteurs industriels. Il est souvent privilégié pour les échanges commerciaux.
A noter : Le choix du bon format dépend de la taille de l'entreprise, son secteur d'activité, ses partenaires commerciaux ainsi que ses systèmes d'information existants.
Un logiciel de facturation électronique est un outil stratégique indispensable qui permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des factures, de leur création à l’archivage, tout en garantissant la conformité avec la réglementation en vigueur.
L’obligation de facturation électronique s’appliquera de manière progressive en fonction de la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront les premières à s’y conformer et ce à partir du 1er septembre 2026. Les PME, TPE et micro-entreprises disposent quant à elles d’un délai supplémentaire avec une mise en conformité totale prévue pour le 1er septembre 2027.
Calendrier de la facture électronique en France
La réforme de la facturation électronique oblige les entreprises de toutes tailles, y compris les micro-entreprises et les assujetties non redevables de la TVA, à s’équiper d’un logiciel de facturation électronique pour se conformer aux nouvelles réglementations. Les entreprises qui n’émettent pas de factures sont également concernées, elles doivent disposer de l’infrastructure nécessaire pour recevoir et traiter des factures électroniques.
A noter : Il existe quelques exclusions sectorielles à savoir les activités liées à la santé, à l’éducation, aux associations, aux banques et assurances ou encore aux opérations immobilières.
D’ici les dates mentionnées ci-dessus, toutes les entreprises devront bien se préparer à cette nouvelle législation en suivant une série d’étapes essentielles :
La première chose à faire serait de sélectionner un logiciel de facturation électronique qui soit conforme aux exigences de la réforme et compatible avec les plateformes de dématérialisation (PDP) et/ou le Portail Public de Facturation (PPF).
Les PDP, certifiées par l’administration fiscale, offrent des services avancés pour gérer et transmettre les factures électroniques. En revanche, le PPF, géré par l’État, fournit un service gratuit et basique pour les entreprises à faible volume de factures. Le choix entre les deux dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise.
L'annuaire centralisé est un registre officiel permettant de recenser toutes les entreprises et les plateformes de dématérialisation engagées dans la facturation électronique. S’y inscrire constitue une étape obligatoire pour garantir une identification claire et un suivi des transactions. Une fois l’entreprise inscrite, elle doit déclarer la PDP ou le PPF qu’elle utilisera pour transmettre, recevoir, et archiver ses factures électroniques.
Un logiciel de facturation électronique performant repose sur un processus structuré et automatisé qui permet de simplifier, sécuriser et optimiser la gestion des factures. Il suit un mode opératoire bien précis :
Le cycle de vie d’une facture électronique commence par sa création via le logiciel de facturation électronique en respectant les formats conformes et les exigences établies par la loi de la réforme.
Une fois créées, les factures électroniques sont transmises via la PDP ou le PPF. Cette transmission devrait assurer la traçabilité des factures tout en garantissant leur intégrité et leur authenticité.
Le logiciel de facturation électronique offre une visibilité en temps réel sur le statut des factures tout au long de leur cycle de vie : création, envoi, réception par le destinataire et validation. Ce suivi permet de détecter rapidement d’éventuels blocages ou erreurs et par conséquent de réduire les délais de paiement et d'améliorer la gestion de trésorerie.
Toutes les factures électroniques sont archivées conformément aux exigences fiscales, garantissant leur disponibilité en cas de contrôle ou d’audit. Grâce au stockage sécurisé du logiciel de facturation électronique, les factures peuvent être rapidement récupérées pour une consultation ou usage administratif, tout en respectant les durées légales de conservation.
Tout non-respect des obligations liées à la facturation électronique expose l’entreprise à plusieurs types de sanctions :
Une amende de 15 € est prévue pour chaque facture émise en dehors des trois formats réglementaires, avec un plafond annuel de 15 000 € par an et une sanction de 250 € pour chaque omission dans la transmission des données de e-reporting, également plafonnée à 15 000 € par an.
Outre les amendes, les entreprises courent des risques de contrôles approfondis. Par exemple, des irrégularités telles que l’omission de mentions obligatoires (références à un bon de commande, numéros d’identification, etc.) ou le non-respect de la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) pourraient entraîner des pénalités supplémentaires.
Adopter un logiciel de facturation électronique ne se limite pas à répondre à une obligation légale. C’est aussi un moyen de moderniser les processus, d'améliorer la performance et renforcer la compétitivité des entreprises.
Opter pour un bon logiciel de facturation électronique vous permet de simplifier et automatiser toutes les tâches administratives qui y sont reliées. Cette automatisation réduit significativement les erreurs humaines et améliore la productivité des équipes financières. On parle de génération automatique des factures, vérification instantanée des données, transmission immédiate et bien plus encore.
En éliminant les coûts liés à l’impression, l’envoi postal et le stockage physique des factures, les entreprises réalisent des économies significatives. La dématérialisation permet également de diminuer les dépenses associées aux retards ou aux erreurs de facturation.
En optant pour un logiciel de facturation électronique, la mise en conformité et le respect des réglementations fiscales et juridiques en vigueur deviennent un processus naturel et automatisé. Cet outil assure également une traçabilité complète des échanges et offre un haut niveau de sécurité pour protéger les données sensibles des factures.
Grâce à la transmission instantanée des factures et à un suivi en temps réel, les entreprises peuvent réduire considérablement les délais de paiement. Cette rapidité favorise une meilleure gestion de la trésorerie et renforce les relations avec les partenaires commerciaux.
Choisir le bon logiciel de facturation électronique représente un challenge pour les entreprises qui préparent leur conformité. Voici quelques critères déterminants qui devraient guider votre sélection :
Assurez-vous que le logiciel respecte les exigences légales, notamment en matière d’e-invoicing et d’e-reporting.
Optez pour une solution compatible avec vos systèmes actuels tels que les ERP ou les CRM, afin d’éviter les coûts supplémentaires liés à l’adaptation.
Prenez le temps de bien étudier votre choix et surtout le choix de votre intégrateur pour garantir une adoption rapide et fluide.
Il est très important de bien se renseigner sur l’éditeur de votre logiciel de facturation électronique et son engagement en termes d’évolutivité et de mises à jour.
Sage est l’un des rares acteurs clés à offrir une solution complète couvrant l’intégralité de la chaîne de gestion, du début à la fin. A la fois Opérateur de dématérialisation (OD) et candidat PDP, cet éditeur accompagne les entreprises dans chaque étape de leur transition vers la facture électronique, et ce sans rupture ni surcoût.
Grâce à son expertise en gestion et son positionnement mondial, Sage se prépare à devenir une PDP européenne de référence, capable de faciliter les transactions internationales et de répondre aux exigences des entreprises opérant à l’échelle globale. Avec Sage, la facture électronique n’est pas seulement une obligation réglementaire, mais une opportunité stratégique pour moderniser les pratiques et renforcer l’efficacité opérationnelle.
Sage Network se positionne comme le premier réseau global interentreprises conçu pour automatiser et sécuriser les échanges de données. En tant que candidat PDP de Sage, cette solution permet de gérer efficacement les relations avec vos partenaires, qu’il s’agisse de banques, fournisseurs, clients ou administrations, tout en garantissant un transfert des données en temps réel et en toute sérénité. Avec cette plateforme, la transition vers la dématérialisation devient une opportunité pour optimiser vos processus et renforcer la fluidité de vos échanges commerciaux.
Sage connect est un portail centralisé qui vous permet de visualiser tous les flux de travaux des clients et des fournisseurs en une seule application. Le but est de fluidifier les échanges des factures avec toutes les parties prenantes et par conséquent réduire le temps nécessaire à la facturation ainsi que les risques d’erreurs.
En tant qu'intégrateur Sage en France, Discovery Intech mobilise son expertise pour accompagner votre transition vers la facturation électronique. Notre mission ? Assurer une migration fluide, accélérer l’adoption des nouvelles fonctionnalités Sage et garantir la conformité totale avec les réglementations en vigueur.
Ne laissez rien au hasard : contactez-nous dès aujourd’hui et faites de la facturation électronique une opportunité pour moderniser et optimiser votre gestion financière.